Kennisbank
Mailiquette
Geplaatst door Buildnet Support aan 06 June 2008 08:05 AM
Mailiquette: Gij zult niet...

E-mail is een veelgebruikt communicatiemiddel, zeker in het bedrijfsleven. Helaas kleven er ook nadelen aan. Als u zich aan deze acht regels houdt, voorkomt u een hoop misverstanden, carrièremissers en gemiste opdrachten...

De acht e-mail geboden zijn:

1) Tel tot tien voor u reageert
2) Hou het kort
3) Wees niet te grappig
4) Check op typefouten
5) Voer pas op het laatst de verzendadressen in
6) Roddel niet
7) Val mensen niet lastig met kettingbrieven e.d.
8) GEBRUIK GEEN HOOFDLETTERS!!!

Toelichting:

1) Tel tot tien
Een groot nadeel van e-mail is het ontbreken van lichaamstaal. Vaak komt een mailtje botter over dan de bedoeling is. Reageer niet meteen met een boze e-mail terug, maar koel even af. Bedenk: is het echt belangrijk? Wat heeft het voor zin om nu te antwoorden? Heb ik nergens overheen gelezen? Vindt u het toch belangrijk om te reageren, doet u dat dan later en houdt het beleefd. Laat eventueel een collega meelezen. Stuur uw reactie ook alleen naar de afzender, druk niet op de reply-to-all knop. U zult namelijk niet de eerste zijn die een ware e-mail oorlog ontketent...

2) Hou het kort
Zorg dat uw e-mail nooit zo lang wordt dat de ontvangers moeten scrollen om de hele mail te lezen. Dat doen ze namelijk niet. Heeft u veel te vertellen, noteer uw verhaal in een 'word'-document en maak er een bijlage van. Beperk u in de mail tot de kern van uw boodschap en verwijs naar de bijlage voor degene die meer wil weten.

3) Wees niet te grappig
E-mailhumor wordt lang niet altijd gewaardeerd. Wees dus voorzichtig met uw grappen en grollen via e-mail. Eigenlijk zou u het in zakelijk e-mailverkeer gewoon niet moeten doen. Maar kijk ook uit bij informele mailtjes naar collega's. Hoeveel smiley's en knipoogjes u ook gebruikt, een grappig bedoeld mailtje kan door de ander worden opgevat als smakeloos, beledigend of kwetsend. Steeds meer bedrijven hanteren (terecht) strenge regels op het gebied van informeel e-mailgebruik.

4) Check op typefouten
Een typefout zit in een klein hoekje. Meestal begrijpt de lezer ook wel dat u 'mensen' bedoelt in plaats van 'mesnen'. Echter: als u typt "het is heel gezellig hier" en u vergist zich bij het woordje 'hier' dan verandert de betekenis van uw zin drastisch... de 'o' zit namelijk vlak naast de 'i' op uw toetsenbord. Kortom: lees altijd uw mail goed door en als u 100% zeker wilt zijn, gebruik een spellingcheckprogramma (al checkt die niet alles!) en print de mail eerst uit.

5) Voer pas op het laatst de verzendadressen in
U bent driftig aan het typen, de mail is half af en staat nog vol opmerkingen die niet voor de ontvanger bedoeld zijn. En opeens: floep! u drukte opeens op de verzendknop en weg is het halfbakken mailtje. Naar uw baas. Of naar die belangrijke klant. Niet zo handig... en soms zelfs desastreus. Hiervoor is een heel eenvoudige oplossing: voer de e-mail adressen van de ontvangers pas in als u zeker weet dat uw e-mail af is.

6) Roddel niet
U zult niet de eerste zijn die een e-mail stuurt naar de persoon over wie de mail juist gaat. Bovendien: mail blijft bewaard op plekken waarvan u het bestaan niet weet, zeker zakelijke e-mail.

7) Val mensen niet lastig met kettingbrieven e.d.
Bedenk, voor u een mail stuurt, of de ontvanger er echt op zit te wachten. Niemand heeft behoefte aan ongevraagde informatie en spam. Kettingbrieven horen niet thuis op de werkvloer. Werk hier niet aan mee en stuur zulke e-mails niet door. Het gevolg is namelijk dat men uw mailtjes minder snel opent en/of serieus neemt.

8) GEBRUIK GEEN HOOFDLETTERS OF VEEL UITROEPTEKENS!!!
HET GEBRUIK VAN HELE WOORDEN OF ZINNEN IN HOOFDLETTERS IS HET WEBEQUIVALENT VAN SCHREEUWEN, zoals u merkt. Wilt u iets benadrukken, maak het woord of de zin dan vet. Kijk ook uit met uitroeptekens, dit komt ook snel schreeuwerig over.

Bron: zibb.nl.
(0 stem(men))
Nuttig
Niet nuttig

Reacties (0)
Nieuwe reactie plaatsen
 
 
Volledige naam:
Email:
Reacties:
Help Desk Software van Kayako